Description du poste
VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN
Vous assurez la gestion et le suivi administratif des dossiers techniques du musée des Beaux-Arts (projets, contrats, formulaires de prêt/emprunt, droits d’auteurs. Vous assurez l’interface entre le pôle collections et les autres pôles des musées. Vous assistez le conservateur adjoint du musée des Beaux-Arts dans la mise en œuvre des activités et des
projets.
* SUIVI ADMINISTRATIF DES PROJETS DU MUSÉE DES BEAUX-ARTS :
- Vous assurez le traitement et la gestion des courriers relatifs au musée des Beaux-Arts.
- Vous élaborez et instruisez certains actes administratifs.
- Vous vérifiez la conformité des procédures administratives d’emprunts d’œuvre, de clichés...
- Vous préparez et éditez les documents (formulaires de prêts, tableau de suivi…).
- Vous contribuez à la constitution des dossiers et vous vérifiez les documents soumis à signature.
- Vous assurez l’interface administrative entre les partenaires et les services.
-Vous êtes en charge de la diffusion des informations.
* SUIVI JURIDIQUE :
- Vous rassemblez les informations et les documents pour l’instruction des dossiers.
- Vous préparez et rédigez les actes juridiques.
- Vous assurez la saisie, la relance et le suivi des dossiers.
- Vous participez au contrôle préalable des actes juridiques et à la création de documents référents.
- Vous préparez le cas échéant les pièces nécessaires pour le traitement des contentieux.
- Vous contribuez à la veille juridique des musées : vous suivez l’évolution des procédures et de la législation dans le domaine culturel.
- Vous suivez et sécurisez les procédures.
* SUIVI DES RECETTES DE LA RESTAURATION–CONSERVATION :
- Vous constituez les dossiers de demande de subventions, vous en assurez la saisie, la mise en forme et le suivi
auprès des élus et des partenaires.
- Vous réalisez les bilans des opérations subventionnées.
- Vous établissez les tableaux de suivi comptable et vous assurez le lien avec les contributeurs extérieurs et les mécènes de la direction.
* MISSION COMPLÉMENTAIRE : GESTION ADMINISTRATIVE :
- Vous assurez le classement des documents et l’archivage.
- Vous enrichissez les bases de données, les tableaux de bord et enregistrez les informations.
- Vous contribuez à la mise à jour du fichier de contacts et de partenaires.