Assistant.e de direction Mairie de quartier de Petite Synthe H/F

Description du poste

VOS MISSIONS 

❖ ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU DIRECTEUR

Vous gérez l’agenda du directeur et des directeurs adjoints.
Vous planifiez et organisez les réunions de la direction.
Vous préparez et consolidez les dossiers relatifs aux réunions.
Vous suivez les projets et activités de la direction.

❖ ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE

Vous assurez l’accueil physique, téléphonique et renseignez les interlocuteurs.
Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et courriels.
Vous assurez le lien avec les secrétariats des différentes directions et services de la collectivité.
Vous rédigez et mettez en forme tous types d’écrits professionnels : courriers, notes, comptes-rendus,…
Vous assurez le classement et l’archivage.

❖ PARTICIPATION A LA VIE DE LA MAIRIE DE QUARTIER 

Vous préparez, participez et suivez les rencontres avec les habitants (FIL, réunions publiques,…).
Vous remplacez l’assistant.e des élus de la mairie de quartier en cas d’absence. 

Description du profil

SAVOIRS

✓ Connaissance de la collectivité et de ses 
procédures

SAVOIR-ETRE

✓ Sens de la discrétion et de la 
confidentialité
✓ Aisance relationnelle et diplomatie
✓ Autonomie
✓ Disponibilité
✓ Sens de l’organisation

SAVOIR-FAIRE

✓ Qualités rédactionnelles
✓ Capacités d’analyse et de synthèse
✓ Capacité à gérer les priorités
✓ Maîtrise des outils informatiques
(Outlook, Word, Excel, Power-Point) 
✓ Maîtrise des techniques de secrétariat

Commentaires

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Horaires et temps de travail : Temps complet, 38h45/semaine, 21 RTT ; Présence ponctuelle sur des réunions en soirée manifestations

Lieu de travail : Mairie de quartier de Petite-Synthe

RIF : Assistant de direction
NBI : Secrétariat

Contact : Virginie Verscheure Poste : 2505