Description du poste
Dans un contexte de mutualisation Ville CUD, les services DDE Ville de Dunkerque et IEDD CUD ont fusionné en un service Eco-initiatives. Dans ce contexte, vous dépendez hiérarchiquement de la responsable d’unité coordination technique et administrative de la Direction Qualité de Vie et Environnement avec un lien fonctionnel avec la cheffe de service Eco-Initiatives et assurez la gestion ainsi que le suivi administratif de dossiers inhérents à votre domaine d’activité, en appliquant les règles et les procédures.
Vos missions :
· APPUI A LA CHEFFE DE SERVICE DANS SES ACTIVITES QUOTIDIENNES
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du service.
Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et courriels.
Vous organisez la vie du service.
Vous assurez une transversalité avec les directions de la CUD et de la mairie de Dunkerque.
· PARTICIPATION A L’ORGANISATION DES ACTIVITES DU SERVICE
Vous enregistrez, triez, traitez, diffusez et archivez tout document réceptionné.
Vous rédigez et mettez en forme des notes, documents et/ou rapports.
Vous apportez une réponse adaptée en concertation avec la cheffe de service.
Vous élaborez les ordres de mission des agents du service et les accompagner.
Vous participez au suivi du budget.
· SUIVI DES PROJETS ET VEILLE SPECIFIQUE A SON DOMAINE D’ACTIVITE
Vous participez aux réunions de service.
Vous contrôlez l’application des règles et des procédures dans votre domaine d’activités.
Vous participez aux réunions de l’unité de coordination technique et administrative.
Vous participez à la mise en œuvre d’outils de suivi communs à l’unité coordination technique et administrative.
Vous collectez des données, alimentez des tableaux de bords et suivez des indicateurs
Vous suivez le courrier via le logiciel Elise.