Description du poste
Dans un contexte de mutualisation Ville CUD, au sein de la Direction Qualité de Vie et Environnement, il a été créé un service Bureau d’études Qualité de Vie composé de 15 agents qui dispose d’une enveloppe de 8 millions d’euros en investissement Ville et CUD.
De par ses missions quotidiennes, le service Bureau d’études Qualité de Vie a besoin d’un appui administratif pour exercer au mieux les missions attendues. Dans ce cadre vous dépendez hiérarchiquement de la responsable d’unité coordination technique et administrative avec un lien fonctionnel avec le chef de service Bureau d’études Qualité de Vie. Vous assurez la gestion et le suivi administratif de dossiers inhérents à votre domaine d’activités et appliquant les règles et les procédures.
Vos missions :
· APPUI AU CHEF DE SERVICE DANS SES ACTIVITES QUOTIDIENNES
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du service
Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et courriels.
Vous organisez la vie professionnelle du chef de service et de son adjoint
Vous assurez une transversalité avec les directions de la CUD et de la mairie de Dunkerque. Notamment les directions supports pour les dotations en matériels informatiques, équipements de protection individuelle ou moyens généraux
· PARTICIPATION A L’ORGANISATION DES ACTIVITES DU SERVICE
Vous enregistrez, triez, traitez, diffusez et archivez tout document réceptionné
Vous rédigez et mettez en forme des notes, documents et/ou rapports
Vous apportez une réponse adaptée en concertation avec le chef de service et/ou son adjoint
Vous élaborez les ordres de mission des agents (déplacements, formations…) du service et les accompagner.
Vous participez au suivi de l’exécution budgétaire CUD et Ville concernant les opérations pilotées par le service
· SUIVI DES PROJETS ET VEILLE SPECIFIQUE A SON DOMAINE D’ACTIVITE
Vous participez aux réunions de service et rédigez les comptes-rendus
Vous contrôlez l’application des règles et des procédures dans votre domaine d’activités
Vous participez aux réunions de l’unité de coordination technique et administrative
Vous participez à la mise en œuvre d’outils de suivi communs à l’unité coordination technique et administrative
Vous collectez des données, alimentez des tableaux de bords et suivez des indicateurs des opérations pilotées par le service (suivi des engagements financiers, ordre de service, facturation ….)
Vous suivez le courrier via le logiciel Elise