Assistant de direction H/F

Etablissement Ville de Dunkerque
Filière Administrative
Direction générale adjointe Direction Générale Adjointe Vie Sociale et Citoyenne
Catégorie B
Sous-entité Direction Générale Adjointe Vie Sociale et Citoyenne
Fin de candidature 30/11/2024

Description du poste

A la suite d’une mobilité interne,

Un poste d’assistant(e) de direction,

à temps complet, est à pourvoir

pour le pôle Vie sociale et citoyenne et le pôle Administration Commerce Sécurité

 

Rejoignez et parcourez les coulisses de l’organisation du collectif de direction générale pour en savoir plus sur le fonctionnement de la Ville et des projets structurants !

A l’échelle de l’équipe de Direction Générale Ville, vous ferez partie de l’équipe des assistantes de direction qui exercent leurs missions auprès des 4 membres de la direction générale.

Le présent poste est dédié à l’assistance totale du directeur général adjoint du pôle Vie sociale et citoyenne et à l’assistance partielle de la directrice générale adjointe Administration commerce sécurité, en lien avec une autre assistante de direction.

Afin de mieux concilier les temps de chacun (congés, formation…) un fonctionnement d’équipe, permettant une totale polyvalence entre les assistantes de la direction générale, a été structuré.

VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN

Ø  Organiser la vie professionnelle du directeur général adjoint / de la directrice générale adjointe

Principalement affecté(e) auprès du DGA Vie sociale et citoyenne., l’assistant(e) est cependant également amené à prendre en charge une partie des missions similaires requises par d’autres membres de la Direction Générale, selon des modalités de répartition à définir, en fonction du besoin à couvrir et de l’équilibre des plans de charge des collègues assurant les mêmes fonctions auprès du DGS et des autres DGA :

-      Suivre les projets et activités de la direction générale

-      Organiser et planifier les réunions, appuyer à la préparation des réunions, en assurer le suivi

-      Assurer le lien entre le directeur général adjoint, les directions et services de son pôle

Ø  Traiter les dossiers, saisir les documents et suivre les projets et activités de la direction générale

-         Réaliser les travaux administratifs et garantir le classement et l’archivage

-         Rédiger en toute autonomie les comptes-rendus de réunions, les notes internes, synthèses et courriers

-         Garantir le suivi du courrier et la qualité des réponses, acheminer les parapheurs

Ø  Assurer l’accueil physique et téléphonique et relayer les informations

-         Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques

-         Renseigner, orienter l’interlocuteur et les demandes et les hiérarchiser selon leur caractère d’urgence ou de priorité

-         Intervenir sur Elise, E-congé, Astre selon les consignes du DGA / de la DGA.

Description du profil

Ce poste est fait pour vous si ….

- Vous aimez le travail d’équipe

- Vous aimez prendre des initiatives et faire preuve d’autonomie

- Vous êtes un as l’organisation et de la gestion administrative

- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles

- Vous avez des qualités relationnelles et faites preuve de discrétion et de neutralité

- Vous maitrisez les outils informatiques        

Commentaires

ENVIRONNEMENT DU POSTE 

Horaires variables - Forfait 38H45 - négociable - Temps complet nécessaire

Disponibilité au regard de l’agenda professionnel des DGA  

Poste de cat. B, ouvert aux agents de la catégorie C

RIF : Assistant de direction

NBI : Secrétariat

Les p’tits + : une ambiance conviviale et un esprit d’équipe, la richesse des rencontres avec des collègues ou partenaires de tous les horizons, au cœur de l’hôtel de ville. 

 Contact : Anne-Sophie Henry – 32.26.78          

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