Description du poste
Vous êtes sensible à l’Art et à la programmation culturelle du territoire ?
Vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service des musées ?
Alors la ville de Dunkerque vous attend pour vous épanouir dans les missions d’assistant de direction H/F !
VOS MISSIONS
Ø ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION
Tenir et mettre à jour l’agenda papier et électronique de la direction
Organiser la vie professionnelle de la directrice (Ordres de missions, rendez-vous et déplacements professionnels)
Organiser les réunions (logistique, préparation de dossiers, réservation de salles, invitations)
Organiser, coordonner et suivre les tâches administratives de la direction :
- enregistrer et centraliser les documents et informations pour la constitution des dossiers
- réceptionner, enregistrer et centraliser les documents administratifs courants de la direction (Courriers, notes, gestion des parapheurs, …)
Enregistrer et suivre les courriers internes, externes via le logiciel Elise
Elaborer, rédiger et préparer les documents administratifs nécessaires au suivi des projets des musées (tableaux de bord, compte-rendu de réunions, mise à jour du fichier des partenaires, etc.).
Préparer et suivre l’intégration administrative des nouveaux arrivants.
Alimenter et fiabiliser les données dans les dossiers des agents.
Contribuer à la veille juridique des musées sur les ressources humaines.
Ø ACCUEIL et COMMUNICATION
Assurer l’accueil physique et téléphonique.
Diffuser les informations et orienter les interlocuteurs internes et externes
Accueillir, renseigner et informer les agents sur divers sujets