Description du poste
Vous assistez sur le plan administratif et/ou financier et/ou technique, les membres d’une équipe dans l’organisation générale de la structure et dans la mise en œuvre et le suivi des activités et projets.
Vos missions :
Ø Gestion administrative de la direction
Organiser les Commission d’Appel d’offres : réservation de salle, convocation, préparation des dossiers)
Engager les dépenses pour les besoins de la direction et mettre en paiement les factures correspondantes
Assurer l’organisation logistique de la direction (Gestion des fournitures administratives, du stock papier…)
Assurer le suivi dans les logiciels RH (congés, horaires variables…)
Enregistrer le courrier via le logiciel ELISE
Assurer le tri, le classement et l’archivage
Ø Instruction des dossiers et gestion administrative des activités du service
Réaliser des tâches dans le cadre de procédures de passation et d’exécution des marchés publics :
Rédiger les courriers, Mettre en forme des documents
Mettre en signature électronique des documents
Assurer la transmission au contrôle de légalité
Instruire des demandes comme les agréments de sous-traitance, délivrance d’exemplaire unique…
Opérer des saisies dans le système d’information financier (ASTRE)
Alimenter les tableaux de suivi des activités du service
Ø Gestion de l’accueil physique et téléphonique
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques
Rechercher et diffuser les informations
Orienter, conseiller vers l’interlocuteur ou le service compétent