Description du poste
Vous aimez être au cœur de l’action, fournir un service public de qualité, tout en restant proche des habitants ?
La direction adjointe de la Démocratie Locale et de la Vie associative cherche un Gestionnaire Administratif et Événementiel pour assurer le bon déroulement de ses projets citoyens. Votre mission : organiser, coordonner et suivre les dossiers et actions qui font vivre la démocratie locale et l'engagement citoyen, tout en étant sur le terrain. Vous serez le pilier opérationnel, garantissant que chaque détail de toute action soit pris en charge, des plannings aux suivis budgétaires, en passant par la gestion des intervenants. Si vous êtes organisé(e), efficace, et aimez soutenir des projets concrets et participatifs, ce poste est fait pour vous !
VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN
1 / Suivi d’un portefeuille d’opérations
Être le relais opérationnel des projets de démocratie locale et de la vie associative auprès des prestataires et des utilisateurs
Participer à la phase de conception des projets
Gérer les marchés, les factures et la comptabilité publique
Gérer la partie logistique : préparation du matériel pédagogique et des supports d’atelier d'intelligence collective (préparation et retranscription des post-it, des supports d'atelier, de la papeterie...)
Participer activement sur le terrain aux évènements de la direction pour assurer un premier accueil du public
2 / Gestion administrative des dossiers
Organiser des groupes de travail et réunions
Assurer l’accueil téléphonique
Rédiger les courriers et compte-rendu
Assurer le suivi de l’avancement des projets et compléter les rétroplannings
Diffuser l’information auprès des acteurs pertinents
Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions auprès des directions et des acteurs interlocuteurs identifiés
Effectuer des recherches documentaires
3 / Participation à l’organisation des activités du service
Participer à la production de documents de communication interne et externe
Suivre les circuits de validation et établir le reporting
Gérer l’agenda de la directrice adjointe Démocratie Locale et Vie associative
Suivre les commissions municipales et communautaires
Saisir les délibérations et les décisions, suivre la mise en œuvre