Description du poste
Rattaché à la Directrice des Moyens Généraux Mutualisés, vous assurez un appui opérationnel essentiel au bon fonctionnement de la direction. Véritable relais d’information, vous facilitez l’organisation des activités, la circulation de l’information et la coordination avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.
Vous êtes un point d’ancrage fiable pour la direction et les équipes, en garantissant une gestion rigoureuse, structurée et réactive des dossiers, projets et priorités.
Missions principales :
- Soutien à la direction et coordination des activités
Vous participez au suivi des projets et des priorités, préparez les dossiers nécessaires aux réunions, et contribuez à la bonne organisation des temps d’échange internes et externes.
- Gestion administrative et structuration des informations
Vous assurez la production et la mise en forme de documents (courriers, comptes rendus, notes…), ainsi que l’organisation et l’actualisation des dossiers physiques et numériques. Vous êtes également garant du traitement du courrier et du maintien d’un environnement administratif structuré.
- Interface et communication
Interlocuteur privilégié du public, des équipes et des partenaires, vous accueillez, filtrez, orientez et transmettez les informations essentielles. Vous veillez à faire circuler les messages et à adapter votre communication selon les situations et les besoins.
- Organisation et appui logistique
Vous assurez la planification des réunions, la gestion de l’agenda de la Directrice et le suivi des moyens informatiques dédiés à la direction. Vous contribuez à fluidifier le fonctionnement quotidien de l’équipe.
Missions complémentaires
Vous participez à l’amélioration des outils et des processus, notamment par la création et le suivi de tableaux de bord destinés à la direction ou aux services de la DMGm.
Vous pourrez être amené à soulager ou apporter une aide administrative aux chefs de service.
Une connaissance de la comptabilité serait un plus.