Description du poste
Vous avez le sens de l’organisation et de l’anticipation ?
Nous recherchons notre futur.e assistant.e de direction, un maillon essentiel pour orchestrer notre quotidien !
Dans ce cadre, vous apportez un réel appui en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers et d’activités. Vous jouez également un rôle d’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.
VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN
- Organisation de la vie professionnelle
Vous gérez l’agenda du directeur et planifiez ses rendez-vous en fonction des priorités.
Vous préparez les ordres du jour des diverses réunions et constituez des dossiers en collectant les informations et supports auprès des services concernés.
Vous veillez à rappeler les informations importantes et à assurer une remontée d’informations adaptée.
Vous établissez une relation de confiance avec le directeur et la directrice adjointe et organisez leurs déplacements professionnels.
Vous établissez également une relation de confiance avec les autres services dans un objectif de transversalité.
- Suivi des projets et des activités de la direction
Vous assurez l’interface entre le directeur, la directrice adjointe et les différents services internes et externes.
Vous réceptionnez, traitez et diffusez les informations tout en assurant un suivi.
Vous gérez les courriers entrants et sortants via les logiciels « Elise » et « Ixbus » dont vous êtes le ou la référente pour la direction.
Vous mettez en place et suivez l’archivage électronique, gérez la boite mail « déchets » et contribuez à l’élaboration et à l’amélioration des procédures internes.
Vous concevez, mettez à jour des tableaux de bord et contrôlez leur validité.
- Participation à l’organisation des réunions, conseils, assemblées délibérantes
Vous programmez des réunions en tenant compte des disponibilités des interlocuteurs.
Vous assurez la logistique et la bonne organisation des différentes réunions, et activités de la direction (réservation de salles, de véhicules, accueil de délégation…).
Vous participez aux réunions, rédigez les comptes rendus et suivez les décisions prises.
- Communication et relationnel
Vous assurez l’interface téléphonique du directeur avec l’ensemble des interlocuteurs (élus, directions, collectivités, prestataires, etc).
Vous adaptez votre discours selon les interlocuteurs et les situations.
Vous savez gérer les urgences et proposer des solutions aux problématiques rencontrées.
Vous orientez et conseillez les personnes vers les bons services si nécessaire.
- Gestion administrative des dossiers
Vous gérez les dossiers administratifs et participez au suivi des procédures.
Vous rédigez et mettez en forme des documents (notes, synthèses, comptes rendus).
Vous veillez au respect des règles et des procédures par l’ensemble des services.